1. Inleiding
Als je onze site bezoekt of gebruikmaakt van onze diensten dan hebben we gegevens van jou nodig om dit mogelijk te maken. We vragen alleen persoonlijke gegevens die we echt nodig hebben voor de betreffende dienst. Hierbij houden we ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is wetgeving die de privacy van burgers in alle landen van de EU op eenzelfde manier regelt.
In deze privacyverklaring leggen we uit hoe wij met persoonsgegevens omgaan.
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De platformorganisatie Gevoelszaken, gevestigd te Hollandsche Rading, verwerkt de persoonsgegevens, zoals beschreven in deze privacyverklaring. Soms doen wij dat voor onze eigen diensten, zoals bij de intakes (kennismakingsgesprekken). In dat geval zijn wij de verantwoordelijke. Maar soms verwerken wij ook persoonsgegevens in opdracht en namens de behandelaren die ons hebben gevraagd om hen te ondersteunen. In dat geval is de behandelaar de verantwoordelijke en zijn wij de verwerker.
3. Welke gegevens verwerken wij van jou?
Als je een intake, een therapietraject of een coachingtraject via ons gaat volgen, is het noodzakelijk dat er persoonsgegevens worden verwerkt. Bij een intake zijn dat je naam- en contactgegevens maar geen medische gegevens. Het kan voorkomen dat we je vragen om kort aan te geven waarvoor je ons benadert. Als je een traject volgt wordt er door de behandelaar ook een dossier aangelegd. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO (Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst).
Jouw dossier bevat aantekeningen over jouw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde behandelingen. Ook kunnen in het dossier gegevens worden opgenomen die voor jouw behandeling noodzakelijk zijn en die wij, uiteraard na jouw expliciete toestemming, hebben opgevraagd bij een andere zorgverlener, bijvoorbeeld bij je huisarts of een andere behandelaar.
Zowel de behandelaren als wij doen ons uiterste best om jouw privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat wij zorgvuldig omgaan met jouw persoonlijke en medische gegevens, en dat we ervoor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot jouw gegevens
Deze gegevens in jouw cliëntdossier blijven zoals de wet op de behandelovereenkomst (WGBO) vereist, 20 jaar bewaard. De gegevens die we verzamelen in het kader van de intake bewaren we twee maanden. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om ze langer te bewaren.
Zorgfactuur
Op de factuur (zorgnota) die je van ons ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat je deze factuur kan declareren bij je zorgverzekeraar. Deze gegevens omvatten: je naam, adres en woonplaats, je geboortedatum, de datum van je therapiesessie, een korte omschrijving van de behandeling, zoals bijvoorbeeld ‘psychosociaal consult’, de kosten van de behandeling en een mogelijke behandelingscode. Coachingsessies worden over het algemeen niet vergoed door zorgverzekeraars.
Bijzondere gegevens
Gegevens over je gezondheid, maar ook over godsdienst of levensovertuiging, zaken m.b.t. de seksualiteit of strafrechtelijke gegevens worden bijzondere gegevens genoemd. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is in principe verboden, tenzij jij je op een wettelijke uitzondering kunt beroepen. Indien de gegevens worden verwerkt in het kader van gezondheidszorg, hulpverlening of sociale dienstverlening is verwerking toegestaan, maar alleen als dat gebeurt door een beroepsbeoefenaar met een beroepsgeheim of andere persoon die aan geheimhouding is gebonden. Deze uitzondering geldt dus op basis van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) ook voor complementaire of alternatieve zorgverleners die zijn geregistreerd bij RBCZ.
Voor zover dit noodzakelijk is voor de begeleiding/behandeling, leggen wij de volgende bijzondere persoonsgegevens vast:
- Godsdienst of levensovertuiging
- Gezondheid
- Zaken met betrekking tot seksualiteit
- Mogelijke strafrechtelijke gegevens, zoals bijvoorbeeld een melding bij Veilig Thuis, begeleiding door jeugdzorg, geweldconflicten in het gezin.
Jouw Burgerservicenummer (BSN) leggen wij niet vast.
4. Aan welke regels en wetten houden wij ons?
Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op de behandelingswerkzaamheden waarvoor wij bemiddelen. Daarnaast geldt de beroepscode van de beroepsvereniging van de individuele behandelaar (coach of therapeut) waar jij een traject mee aangaat. Deze beroepscode is terug te vinden in de behandelovereenkomst die jij aangaat bij het begin van je behandeltraject. Deze kan dus verschillen per individuele behandelaar.
Voor alle behandel- en coachingtrajecten waarvoor Gevoelszaken bemiddelt, houden wij de onderstaande zaken in acht.
1. Dossierplicht
Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) zijn behandelaren verplicht een medisch dossier bij te houden.
2. Bewaartermijn
De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 20 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).
3. Beroepsgeheim
Voor elke individuele behandelaar, therapeut of coach, geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van het platform Gevoelszaken, ongeacht hun functie, zijn tevens aan een geheimhoudingsplicht gebonden.
4. Minderjarigen
Gevoelszaken bemiddelt niet voor cliënten die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt.
5. Wie hebben er inzage in jouw gegevens?
De gegevens die wij gebruiken naar aanleiding van de intake om je de meest geschikte behandelaren voor te stellen bevatten geen gezondheidsgegevens en zijn alleen toegankelijk voor de medewerkers van Gevoelszaken die zich bezig houden met de intake en het “matchen” met de juiste behandelaar.
Als je een therapie- of coachingtraject volgt dan is jouw behandelaar de enige die toegang heeft tot jouw dossier. Vanuit de beroepscode heeft hij of zij een beroepsgeheim. Andere medewerkers (bijv. it-ondersteuning) die toegang hebben tot de cliëntdossiers om louter functionele redenen, hebben alleen toegang tot die delen die noodzakelijk zijn voor hun functie en hebben tevens een overeenkomst getekend met geheimhoudingsplicht. Behandelaars kunnen bepaalde cases bespreken met collega’s of in intervisiegroepen casuïstiek. Dit gaat altijd anoniem en onherkenbaar.
6. Gegevensbeveiliging
Gevoelszaken werkt met digitale cliëntdossiers die zijn beveiligd met een wachtwoord. Uiteraard maken wij regelmatig backups van onze cliëntbestanden. Gevoelszaken installeert voortdurend de laatste versies van al haar software zodat onze systemen optimaal beveiligd zijn.
Datalekken
Sinds 1 januari 2016 geldt de Meldplicht Datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (dus ook therapeuten en coaches) direct (binnen 72 uur na het datalek) een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. Het datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens als dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens of als een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt. De betrokkenen, dus jij als cliënt, worden alleen geïnformeerd als het datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor jouw persoonlijke levenssfeer.
Gevoelszaken meldt datalekken conform de vereisten, ook ingeval zij daarover geïnformeerd wordt door externe leveranciers of verwerkers.
7. Informatie
Gevoelszaken informeert jou online over onze werkwijze en de gegevens die we daarbij verwerken. Deze informatie ligt vast in een schriftelijke behandelovereenkomst tussen jou als cliënt en je behandelaar. Deze wordt per mail verstuurd aan het e-mailadres dat door jou is opgegeven via de website.
Op de Gevoelszaken-website en in dit document staat informatie over onze werkwijze, de dossierplicht en de verplichtingen als gevolg van de WGBO, de Wkkgz en de beroepscode.
8. Contact per mail, telefoon of chat
Je kunt contact met ons opnemen per e-mail of telefoon. We gebruiken jouw gegevens om contact met jou op te nemen. Via de chat in je persoonlijke omgeving kun je chatten met je persoonlijke behandelaar. Deze chatsessies worden toegevoegd aan je dossier en moeten wij ook 20 jaar bewaren conform de WGBO (zie hiervoor).
9. Gegevens voor een optimale webbeleving
We verzamelen gegevens om er voor te zorgen dat onze website goed werkt. Deze gegevens verzamelen we met cookietechnieken, je IP-adres, informatie over je internetbrowser, informatie over de instellingen van het besturingssysteem van de computer of het mobiele toestel waarmee je surft. We verwijderen deze gegevens voor zover ze niet geanonimiseerd zijn binnen 5 jaar nadat je voor het laatst onze site hebt bezocht. Daarnaast kun je op ieder moment een verzoek doen om jouw gegevens te laten verwijderen. Als je onze site bezoekt vragen wij je toestemming te geven voor het gebruik van cookies.
10. Andere externe dienstverleners
Wij schakelen zo nodig ook andere externe dienstverleners in om te helpen met: ondersteuning bij de levering van onze digitale diensten zoals de hosting, onderhoud en ondersteuning van onze websites en applicaties; de ondersteuning van onze klantenservice; levering van financiële diensten.
Als zij daar persoonsgegevens bij nodig hebben delen wij alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de opdracht die de externe dienstverlener voor ons uitvoert.
We verkopen jouw gegevens nooit. Niet aan deze dienstverleners en niet aan andere derden. We leggen in overeenkomsten met externe dienstverleners vast wat ze met de gegevens mogen doen.
11. Wat zijn je rechten met betrekking tot je gegevens?
Als het om het verwerken van jouw gegevens gaat heb je natuurlijk ook rechten. Mocht je daar vragen over hebben, dan kan je die aan ons stellen.
Recht op informatie
Je hebt het recht om te weten hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan en welke rechten je in dat verband hebt. Vandaar de uitleg in deze privacyverklaring.
Recht op inzage
Je hebt het recht om op inzage en afschrift van de gegevens die wij van jou hebben. Je kan een afschrift bij ons aanvragen via [email protected]. Daar zijn geen kosten aan verbonden.
Recht op correctie, aanvulling of verwijdering
Je kan ons vragen om persoonsgegevens te corrigeren of dat zelf online doen.Je kan ons vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Wij verwijderen dan alle gegevens behalve de gegevens die wij op basis van de wet moeten of mogen bewaren. Je kan je verzoeken indienen via [email protected].
Recht van verzet
In bepaalde gevallen ontstaat het recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken. Als je van mening bent dat daar bij jou sprake van is, kan je een verzoek indienen via [email protected]
Recht om te klagen
Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan. Als je een klacht hebt dan horen we het graag zo snel mogelijk via [email protected]. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens .
12. Vragen?
Als je nog vragen hebt kan je contact opnemen via [email protected].