Inhoudsopgave
- Wat doet zo’n casemanager verzuim eigenlijk?
- De vijf superkrachten van een goede casemanager verzuim
- Waarom je dit écht niet zelf wilt doen
- Intern of extern: wat past bij jou?
- Gevoelszaken: meer dan alleen administratie
Als je leidinggevende bent, of HR-man of vrouw, ken je het gevoel. Een medewerker valt uit, en plots sta je midden in een jungle van deadlines, rapportages en wettelijke verplichtingen. Week 6: probleemanalyse. Week 8: plan van aanpak. Week 42: melding UWV. En o ja, vergeet die eerstejaarsevaluatie niet. Ademhalen? Daar komen we later op terug.
Welkom in het verzuim-doolhof, waar één gemiste afslag je als werkgever een jaar extra loondoorbetaling kan kosten. Gelukkig bestaat er een reddende engel: de casemanager verzuim.
Wat doet zo’n casemanager verzuim eigenlijk?
Denk aan een dirigent voor een orkest. Of beter nog: een verkeersleider op Schiphol die ervoor zorgt dat alle vliegtuigen veilig landen en opstijgen. De casemanager verzuim is dé spin in het web van het re-integratieproces.
Neem bijvoorbeeld Henk, die al acht weken thuis zit met rugklachten. Samen met de bedrijfsarts heb je een mooi plan van aanpak gemaakt: eerst aangepast werk, opbouw naar volledige uren, misschien een ergonomische werkplek. Maar wie zorgt er nu dat al die afspraken ook echt gebeuren? Wie belt Henk elke week? Wie houdt de bedrijfsarts scherp? Wie checkt of die nieuwe bureaustoel er al staat?
Juist. De casemanager.
De vijf superkrachten van een goede casemanager verzuim
1. De planwachter
Als er staat dat Henk in week 10 start met halve dagen, dan gebeurt dat ook. De casemanager houdt iedereen aan de afspraken en stuurt bij als het plan niet haalbaar blijkt. Geen wollige intenties, maar concrete actie.
2. De centrale schakelpost
Geen versnipperde WhatsApp-groepjes of onduidelijke mailketens meer. De casemanager is hét aanspreekpunt voor Henk, de leidinggevende, jou als HR-manager én de bedrijfsarts. Eén persoon die het overzicht heeft en iedereen op dezelfde lijn houdt.
3. De administratieve ninja
Terwijl jij druk bent met werving, salarisadministratie en het organiseren van het zomerfestival, houdt de casemanager het verzuimdossier tot in de puntjes bij. Alle rapportages, gespreksverslagen en medische informatie netjes geordend. En belangrijker nog: alle Poortwachter-deadlines stipt in de agenda.
4. De probleemoplosser
Blijkt terugkeer in de oude functie onmogelijk? De casemanager schakelt direct een arbeidsdeskundige in en verkent een tweede spoor. Loopt Henk vast in haar herstel? De casemanager regelt extra begeleiding of past het plan aan. Alles om de re-integratie vlot te laten verlopen.
5. De vertaler
Medische rapporten zijn geschreven in een vreemde taal vol jargon. De casemanager vertaalt de adviezen van de bedrijfsarts naar concrete acties die jij als werkgever kunt nemen. Van “geleidelijke belastbaarheidsopbouw” naar “drie weken halve dagen, dan vier weken 75%, dan evaluatie”.
Waarom je dit écht niet zelf wilt doen
Laten we eerlijk zijn: de Wet verbetering Poortwachter is niet bepaald opgesteld met gebruiksvriendelijkheid in het achterhoofd. Het is een juridisch doolhof met verborgen valstrikken.
En het UWV? Die club heeft alle tijd om achteraf met de wetboeken je dossier te controleren.
Gemiste deadline? Geen adequate re-integratie-inspanningen? Onvoldoende bewijs dat je passend werk hebt aangeboden? Dat kan je zomaar een jaar extra loondoorbetaling kosten. We praten dan over tienduizenden euro’s boete omdat je per ongeluk in week 43 in plaats van week 42 een formuliertje hebt ingestuurd.
Een goede casemanager verzuim voorkomt deze nachtmerriescenario’s. En minstens zo belangrijk: Henk voelt zich gehoord en gesteund in plaats van een administratief nummer in een proces. Want uiteindelijk gaat het daarom – mensen helpen gezond terug te keren naar werk.
Intern of extern: wat past bij jou?
Sommige organisaties laten een ervaren HR-adviseur of leidinggevende de casemanagerrol oppakken. Dat werkt prima bij relatief eenvoudige gevallen en kleine organisaties waar iedereen elkaar kent.
Maar wees realistisch: hoe vaak krijg jij te maken met complexe verzuimtrajecten? Heb je alle recente jurisprudentie paraat? Weet je precies wat je wel en niet mag vragen aan een werknemer over hun medische situatie? Ken je alle mogelijkheden voor re-integratie in een tweede spoor?
Veel organisaties kiezen daarom voor een externe, gecertificeerde casemanager. Iemand die dit élke dag doet, die alle wetswijzigingen bijhoudt en die objectief kan blijven als de sfeer tussen werkgever en werknemer wat gespannen raakt.
Zie het als een bergbeklimming: je kunt die Himalaya-route zelf proberen te vinden met een verouderde kaart en geen zuurstofflessen. Of je neemt een ervaren sherpa mee die precies weet waar de gevaarlijke passages zitten.
Gevoelszaken: meer dan alleen administratie
Bij Gevoelszaken snappen we dat verzuimbegeleiding vooral over mensen gaat, niet over protocollen. Natuurlijk zorgen we dat je Poortwachterproof bent en geen deadlines mist. Maar net zo belangrijk: we helpen je om het gesprek met Henk goed te voeren, om de balans te vinden tussen begrip en duidelijkheid, en om een werksfeer te creëren waarin mensen durven te zeggen als het even niet gaat.
Want laten we eerlijk zijn: de beste verzuimaanpak is voorkomen dat mensen uitvallen. En als het toch gebeurt? Dan zorgen we dat de terugkeer soepel, respectvol en volgens de regels verloopt.
Zit je met een ingewikkeld verzuimtraject? Twijfel je of je plan van aanpak wel deugt? Wil je gewoon even sparren over hoe je dit het beste aanpakt?
Bel ons. Mailen mag ook. Maar vooral: wacht niet tot week 41.
We denken graag met je mee, of het nu gaat om advies op afstand of complete ontzorging met een externe casemanager. Want niemand moet alleen door het verzuim-doolhof hoeven dwalen.
En Henk? Die verdient het om snel en gezond weer aan de slag te gaan.