Je ziet het gebeuren. Een medewerker die stilvalt, zich terugtrekt of steeds vaker ‘even vrij neemt’. Je voelt dat er iets speelt, maar het gesprek aangaan schuif je voor je uit. Want hoe begin je? Wat zeg je zonder te oordelen? En hoe voorkom je dat het voelt als een functioneringsgesprek vermomd als zorg?
Hier zijn vijf heldere tips om dat gesprek op een goede manier aan te pakken—eerlijk, menselijk en zonder er een therapeutische sessie van te maken.
1. Zeg wat je ziet, niet wat je denkt
Een klassieker: “Hoe gaat het?”
Goedbedoeld, maar weinig zeggend. De ander voelt dondersgoed aan dat je meer ziet dan je zegt.
Wees daarom concreet:
“Ik merk dat je de laatste weken stiller bent en vaker afwezig. Klopt dat?”
Dat is eerlijk, zonder te pushen. Je benoemt wat je ziet en laat ruimte voor reactie.
2. Laat je oplossingsmodus even los
Veel leidinggevenden voelen de neiging om direct in actie te schieten: adviezen geven, plannetjes maken, een oplossing aandragen. Begrijpelijk, maar vaak niet helpend.
Soms is het belangrijkste dat iemand zich gehoord voelt. Probeer dus eens:
“Ik weet niet precies wat jij nodig hebt, maar ik wil graag naar je luisteren. Vertel het me maar.”
3. Wees nieuwsgierig, niet corrigerend
Als het gesprek begint met een oordeel—hoe subtiel ook—klapt de ander dicht.
Dus niet: “Je bent de laatste tijd wel erg afwezig.”
Maar liever: “Er is iets veranderd in je gedrag, en ik ben benieuwd hoe het met je gaat.” Dan nodig je iemand uit in plaats van af te sluiten.
4. Benoem het effect zonder te dramatiseren
Mensen willen weten wat hun gedrag met de omgeving doet, zonder dat ze zich aangevallen voelen.
Dus niet:
“We hebben heeft last van je afwezigheid.”
Maar:
“Ik merk dat anderen zich zorgen maken. Herken je dat?”
Dit is eerlijk en respectvol.
5. Maak concrete vervolgafspraken
Een gesprek zonder vervolg is vaak een gemiste kans. Sluit dus niet af met een vrijblijvende “hou me op de hoogte”, maar bied houvast:
“Laten we volgende week opnieuw even afspreken. Dan kijken we hoe het dan gaat.” Dat is niet controlerend, maar betrokken.
Tot slot: blijf bij je rol
Je bent geen psycholoog, geen coach, en geen redder. Je bent leidinggevende. Iemand die verantwoordelijkheid neemt voor contact, voor cultuur, voor veiligheid. En soms betekent dat: even niets oplossen, maar wel aanwezig zijn.
💬 Wil je beter leren omgaan met dit soort gesprekken? Of gewoon even sparren? Boek een gesprek: plan gesprek.
Wij begrijpen je en staan naast je.